Zapytanie ofertowe nr 1/2021/FE na zakup zindywidualizowanych elementów zabudowy oraz
materiałów promocyjnych niezbędnych do udziału w targach:
1. “Trako Targi Kolejowe” w Gdańsku (21-24.09.2021r.)
2. “IT Trans Karlsure” w Rheinstetten (8-10.03.2022r.)
3. “TRANSEXPO” w Kielcach (27-29.10.2021r.)
POBIERZ DOKUMENTY:
Zapytanie ofertowe
Załącznik 1
Załącznik 2
Zapytanie ofertowe w ramach projektu pt. „Wzrost konkurencyjności SIMS poprzez promocję na rynkach zagranicznych.” (numer projektu 024/WPG/2/G/2020) realizowanego w ramach projektu „FUNDUSZ EKSPORTOWY – granty dla MŚP z województwa kujawsko-pomorskiego” Regionalny Program Operacyjny Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020, Oś priorytetowa 1. Wzmocnienie innowacyjności i konkurencyjności gospodarki regionu, Działanie 1.5 Opracowanie i wdrażanie nowych modeli biznesowych dla MŚP, Poddziałanie 1.5.3 Wsparcie procesu umiędzynarodowienia przedsiębiorstw, Schemat: Wsparcie MŚP na rynkach międzynarodowych – projekty grantowe w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020.
Zamówienie dotyczy promocji produktów:
- Systemy dynamicznej informacji pasażerskiej
- Mobilne Systemy Monitoringu
Do zapytania stosuje się:
- Wytyczne dla Grantobiorców dotyczące udzielenia zamówień w ramach Funduszu Eksportowego,
- Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020. Postępowanie nie podlega przepisom ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
Zapytanie ofertowe zostało upublicznione na stronie internetowej:
http://www.sims.pl/pl/
https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl/
I. Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest komplet zindywidualizowanych elementów zabudowy – 3 sztuki oraz materiałów promocyjnych.
Kod CPV i nazwa kodu:
39154000-6 Sprzęt wystawowy
79956000-0 Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw
60100000-9 Usługi w zakresie transportu drogowego
39294100-0 – Artykuły informacyjne i promocyjne
22462000-6 – Materiały reklamowe
II. Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiot zamówienia obejmuje zakup 3 sztuk zindywidualizowanych elementów zabudowy oraz materiałów promocyjnych niezbędnych do udziału w 3 imprezach targowych:
1. “Trako Targi Kolejowe” w Gdańsku (21-24.09.2021r.) – minimalne wymagania:
1.1. Zabudowa stoiska wstawienniczego:
- Powierzchnia stoiska – 18 m2
- Wykonanie projektu graficznego – wizualizacja (projekt musi być zgodny z wizualizacją firmy i wytycznymi znajdującymi się na stronie Panel promocyjny dla Grantobiorców – Portal – Fundusz Eksportowy w Kujawsko Pomorskiem (tarr.org.pl)
- Wykonanie zabudowy stoiska – zakup systemów: materiał – blockout niepalny 440g/m2, druk UV w rozdzielczości min: 1440 x 1200 dpi
- Montaż i demontaż zabudowy
- Transport na miejsce wydarzenia
- Projekty muszą być zgodne z wizualizacją firmy i oraz wytycznymi w zakresie promocji i informacji o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską, zgodnie z wymogami rozporządzenia ogólnego, Rozporządzenia Wykonawczego Komisji (UE) NR 821/2014 z dnia 28 lipca 2014 r. i zaleceniami Instytucji Zarządzającej RPO WK-P, które Zamawiający przekaże Oferentowi przed realizacją zamówienia.
- Projekt graficzny musi być wykonany i przedstawiony Zamawiającemu do konsultacji w ciągu 5 dni roboczych od dnia podpisania umowy.
1.2.Materiały promocyjne – przygotowanie projektów graficznych oraz wydruk:
- Ulotki (format A4, 3000 szt., w tym 1 000 szt. w j. ukraińskim, 1 000 szt. w j. rosyjskim oraz 1 000 szt. w j. angielskim); papier kreda mat 350g
- Foldery promocyjne (od 6 do 12 stron, 1 500 szt., w tym 500szt w j. ukraińskim, 500 szt. w j. rosyjskim oraz 500 szt. w j. angielskim); papier kreda mat 350g
- Rollupy (3 sztuki, 150x200cm, 1 szt. w j. ukraińskim, 1 szt. w j. rosyjskim oraz 1 szt. w j. angielskim); materiał – blockout niepalny 440g/m2, druk UV w rozdzielczości min: 1440 x 1200 dpi
- Wizytówki z danymi firmy (600 szt. w tym 200 szt. w j. ukraińskim, 200 szt. w j. rosyjskim oraz 200 szt. w j. angielskim; papier kreda mat 350g
Projekty ww. materiałów muszą być zgodne z:
- logo i szatą graficzną stosowaną przez Zamawiającego
- wytycznymi w zakresie promocji i informacji o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską, zgodnie z wymogami rozporządzenia ogólnego, Rozporządzenia Wykonawczego Komisji (UE) NR 821/2014 z dnia 28 lipca 2014 r. i zaleceniami Instytucji Zarządzającej RPO WK-P, które Zamawiający przekaże Oferentowi przed realizacją zamówienia.
2. “IT Trans Karlsure” w Rheinstetten (8-10.03.2022r.) – minimalne wymagania:
2.1. Zabudowa stoiska wstawienniczego:
- Powierzchnia stoiska – 15 m2
- Wykonanie projektu graficznego – wizualizacja (projekt musi być zgodny z wizualizacji firmy i wytycznymi znajdującymi się na stronie https://funduszeksportowy.tarr.org.pl/strona-52-panel_promocyjny_dla_grantobiorcow.html.)
- Wykonanie zabudowy stoiska – zakup systemów: materiał – blockout niepalny 440g/m2, druk UV w rozdzielczości min:1440 x 1200 dpi
- Montaż i demontaż zabudowy
- Transport zabudowy na miejsce wydarzenia
- Projekty muszą być zgodne z wizualizacją firmy i oraz wytycznymi w zakresie promocji i informacji o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską, zgodnie z wymogami rozporządzenia ogólnego, Rozporządzenia Wykonawczego Komisji (UE) NR 821/2014 z dnia 28 lipca 2014 r. i zaleceniami Instytucji Zarządzającej RPO WK-P, które Zamawiający przekaże Oferentowi przed realizacją zamówienia
2.2.Materiały promocyjne – przygotowanie projektów graficznych oraz wydruk:
Materiały promocyjne – przygotowanie projektów graficznych oraz wydruk:
- Ulotki (format A4, 2000 szt., w tym 1000 szt. w j. niemieckim oraz 1000 szt. w j. angielskim); Papier kreda mat 350g
- Foldery promocyjne (od 6 do 12 stron, 1000 szt., w tym 500 szt. w j. niemieckim oraz 500 szt. w j. angielskim); papier kreda mat 350g
- Rollupy (2 sztuki, 150x200cm, 1 szt. w j. niemieckim oraz 1 szt. w j. angielskim) materiał – blockout niepalny 440g/m2, druk UV w rozdzielczości min: 1440 x 1200 dpi
- Wizytówki z danymi firmy (400 szt. w tym 200 szt. w j. niemieckim oraz 200 szt. w j. angielskim); Papier kreda mat 350g
Projekty ww. materiałów muszą być zgodne z:
- logo i szatą graficzną stosowaną przez Zamawiającego
- wytycznymi w zakresie promocji i informacji o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską, zgodnie z wymogami rozporządzenia ogólnego, Rozporządzenia Wykonawczego Komisji (UE) NR 821/2014 z dnia 28 lipca 2014 r. i zaleceniami Instytucji Zarządzającej RPO WK-P, które Zamawiający przekaże Oferentowi przed realizacją zamówienia.
3. “TRANSEXPO” w Kielcach (27 – 29.10.2021r.) – minimalne wymagania:
3.1.Zabudowa stoiska wstawienniczego:
- Powierzchnia stoiska – 72 m2
- Wykonanie projektu koncepcyjnego indywidualnego stoiska – wizualizacja.
- Wykonanie projektu technicznego ze schematem elektrycznym zakładającego montaż urządzeń elektronicznych
- Podłoga na podeście (14 cm wysokości, podwyższenie 10 cm, podjazd dla niepełnosprawnych) – panele podłogowe
- Ściany (malowane na biało, wysokość 4,5 m zaplecze 2,8 m).
- Wzmocnienia ścian pod multimedia: 2 telewizory 65”.
- Elementy graficzne i przestrzenne: trójkąty MDF oraz plexi na zewnętrznych ścianach stoiska, kasetony podświetlane i podwieszane z logo – 2 sztuki, trójkąty MDF na ścianach wewnętrznych stoiska podświetlane taśmami LED, podświetlony logotyp w ścianie z plexi na ścianach wewnętrznych i zewnętrznych.
- Pokrycie ściany o wymiarach 8×4,5m listwami drewnianymi.
- Wykonanie 3 ekspozytorów 50x50x110 cm, w tym: 2 szt. z gładkimi białymi bokami, 1 szt. z zamontowanymi wyświetlaczami/urządzeniami na każdym boku.
- Oświetlenie minimum 10 lamp
- Kwietniki z roślinami – 8 szt.
- Multimedia: LCD 65” – 2 sztuki
- Wyposażenie zaplecza:
– lodówka (pojemność min. 140 litrów; możliwość przechowywania min. 200 puszek
napojów; min. 3 wyjmowane półki metalowe czarne; szklane drzwi; regulacja temperatury z
dokładnością do jednego stopnia w zakresie min.: 1 – 20 ° C; poziomujące nóżki z regulacją
wysokości; wolnostojąca; światło wewnętrzne; min. 5 prowadnic do indywidualnego
dostosowania),
– zlew,
– regał min. 80 x min. 170,
– stół - Gablota/witryna oświetlona LED z 3 szklanymi półkami otwierana od strony zaplecza.
- Zbudowanie strefy cateringowej z ladą w kształcie litery L (2×2,4m) z blatem (imitacja kamienia) oraz wbudowanym oświetleniem LED i instalacją wodną.
- Wypożyczenie mebli: stół konferencyjny 6-osobowy z blatem (imitacja kamienia), 6 foteli obrotowych materiałowych, 3 stoliki kawowe wysokie z blatem (imitacja kamienia), 9 hokerów białych obrotowych, 2 hokery
- Rozprowadzenie elektryki zakładając instalację urządzeń Zleceniodawcy na ścianach i ekspozytorach
- Instalacja urządzeń elektronicznych
- Wykonanie konstrukcji do montażu urządzeń wskazanych w specyfikacji stanowiącej Załącznik nr 2 do zapytania, w tym konstrukcji do montażu wolnostojącego urządzenia iSTOP.
- Montaż monitoringu (produktu, który będzie podlegał promocji przez Zleceniodawcę)
- Montaż wszystkich elementów stoiska w wyznaczonych przez organizatora dniach
- Serwis techniczny w czasie targów
- Montaż stoiska
- Demontaż stoiska po zakończonym wydarzeniu
- Transport wszystkich elementów na miejsce wydarzenia.
- Projekt graficzny musi być wykonany i przedstawiony Zamawiającemu do konsultacji w ciągu 14 dni roboczych od dnia podpisania umowy
3.2.Materiały promocyjne – przygotowanie projektów graficznych oraz wydruk:
- Ulotki (format A4, 3 000 szt., w tym 1 000 szt. w j. ukraińskim, 1 000 szt. w j. rosyjskim oraz 1 000 szt. w j. angielskim); papier kreda mat 350g
- Foldery promocyjne (od 6 do 12 stron, 1 500 szt., w tym 500 szt. w j. ukraińskim, 500 szt. w j. rosyjskim oraz 500 szt. w j. angielskim); papier kreda mat 350g
- Rollupy (3 sztuki, 150x200cm, 1 szt. w j. ukraińskim, 1 szt. w j. rosyjskim oraz 1 szt. w j. angielskim) materiał – blockout niepalny 440g/m2, druk UV w rozdzielczości min: 1440 x 1200 dpi
- Wizytówki z danymi firmy (600 szt. w tym 200 szt. w j. ukraińskim, 200 szt. w j. rosyjskim oraz 200 szt. w j. angielskim; papier kreda mat 350g
Projekty ww. materiałów muszą być zgodne z:
- logo i szatą graficzną stosowaną przez Zamawiającego
- wytycznymi w zakresie promocji i informacji o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską, zgodnie z wymogami rozporządzenia ogólnego, Rozporządzenia Wykonawczego Komisji (UE) NR 821/2014 z dnia 28 lipca 2014 r. i zaleceniami Instytucji Zarządzającej RPO WK-P, które Zamawiający przekaże Oferentowi przed realizacją zamówienia.
III. Harmonogram realizacji zamówienia
- Wybór oferty: do 25.08.2021r.
- Podpisanie umowy z wybranym wykonawcą: do 30.08.2021r.
- Maksymalna dostawa i realizacja zamówienia:
• “Trako Targi Kolejowe” w Gdańsku (21-24.09.2021r.)
• “IT Trans Karlsure” w Rheinstetten (8-10.03.2022r.)
• “TRANSEXPO” w Kielcach (27 – 29.10.2021r.) w Kielcach - Termin ważności oferty: do 30.08.2021r.
Warunki dotyczące oferenta:
- Oferent dysponuje niezbędnym potencjałem technicznym i zasobami ludzkimi do realizacji zamówienia.
- Sytuacja ekonomiczna i finansowa Oferenta pozwala na realizację zamówienia w terminie zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia.
- Oferent nie jest powiązany osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
b. posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji,
c. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
d. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. - W celu potwierdzenia spełnienia wymogów formalnych Oferent podpisuje Oświadczenie na wzorze stanowiącym Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.
- Oferent posiada niezbędne doświadczenie tj. w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert wykonał minimum 3 usługi odpowiadające przedmiotowi zamówienia lub jego części stosownie do przedstawionej oferty (Zamawiający może wezwać Oferentów do przedstawienia stosowanych dokumentów jak: protokół odbioru, referencje, faktura lub inny równoważny).
- Każdy Oferent może złożyć tylko jedną ofertę na zapytanie ofertowe.
Warunki dotyczące oferty:
- Oferta składana jest na wzorze stanowiącym Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.
- Oferta jest podpisana przez osobę do tego upoważnioną ze strony Oferenta. Zamawiający dopuszcza podpisanie oferty przez inne osoby niż wskazane w dokumencie rejestrowym. W takim przypadku konieczne jest załączenie stosownego upoważnienia.
- Oferta jest sporządzona w języku polskim lub angielskim.
- Oferent wypełnia wszystkie wskazane pola w Załączniku nr 1 do zapytania ofertowego. Do oferty nie należy załączać innych dokumentów za wyjątkiem upoważnienia, o którym mowa w pkt 2. W sytuacji gdy Oferent załączy inne dokumenty nie będą one podlegać weryfikacji a informacje w nich zawarte nie stanowią podstawy realizacji zamówienia.
- Zamawiający w przypadku stwierdzenia błędów lub niekompletnych informacji wezwie jednokrotnie Oferenta, przy wykorzystaniu poczty elektronicznej, do uzupełnienia, poprawienia lub wyjaśnienia zapisów oferty w ciągu 3 dni. Odpowiednią formą odpowiedzi ze strony Oferenta jest poczta elektroniczną, poczta, kurier lub dostarczenie osobiście do siedziby Zamawiającego. W przypadku gdy Oferent nie uzupełni, nie wyjaśni lub nie poprawi wskazanych nieprawidłowości jego oferta podlega odrzuceniu. W przypadku ofert, które będą dostarczane drogą pocztową, osobiście lub kurierem liczy się data wpływu oferty do siedziby Zamawiającego na ww. adres, a w przypadku ofert składanych mailowo liczy się data pojawienia się wiadomości w skrzynce elektronicznej Zamawiającego.
IV. Kryteria wyboru oferty
- Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie brał pod uwagę następujące kryterium i wagę:
Cena łączna netto – 100%Zamawiający będzie brał pod uwagę cenę łączną netto za przedmiot zamówienia określony w sekcji II.Opis przedmiotu zamówienia wskazaną w walucie PLN lub obcej. W sytuacji gdy wskazana będzie cena w walucie obcej zostanie ona przeliczona na PLN po średnim kursie wskazanym przez NBP dla danej waluty w dniu rozstrzygania postępowania.Ocena kryterium odbędzie się na podstawie poniższego wzoru:
Kryterium cena = (Najniższa zaproponowana cena brutto) / (Cena brutto zaproponowana w badanej ofercie) x 100 x 100% (waga kryterium) - Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana ta, która uzyska największą liczbę punktów.
- W sytuacji gdy kilka ofert uzyska taką samą liczbę punktów Zamawiający wybierze ofertę najbardziej korzystną w zakresie oddziaływania na środowisko i klimat. W takiej sytuacji Zamawiający wezwie Oferentów do uzupełnienia o ww. informacje.
- W sytuacji gdy wszystkie złożone Oferty przekroczą wartość zamówienia zgodnie z założonym budżetem Zamawiający podejmie negocjacje z Oferentami.
- Zamawiający ma prawo zwrócić się do Oferentów celem złożenia wyjaśnień w sytuacji gdy, złożona oferta będzie zawierała rażąco niską cenę za przedmiot zamówienia/ część przedmiotu zamówienia tj. niższą o 30% od średniej wynikającej ze złożonych ofert. W przypadku braku złożenia przez Oferenta wyjaśnień lub nienależytego wyjaśnienia Zamawiający ma prawo do odrzucenia oferty.
V. Miejsce, termin i sposób składania ofert
- Oferty stanowiące odpowiedź na zapytanie należy składać:
• w formie elektronicznej na adres mailowy: a.knitter@sims.pl lub
• w formie pisemnej (drogą pocztową, osobiście lub przez kuriera) na adres:
Zakład Elektroniczny SIMS Sp. z o.o. sp. k.
ul. Pod Skarpą 51A
85-796 BydgoszczOferty składane mailowo powinny w temacie wiadomości wskazywać zapis: „Zapytanie ofertowe nr 1/2021/FE – nie odczytywać do 19.08.2021r.” a oferty składane w wersji pisemnej powinny być składane w zamkniętej kopercie z dopiskiem: „Oferta w odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr 1/2021/FE – nie otwierać do 19.08.2021r.Przed terminem upływu składania ofert, Oferent może wprowadzić zmiany do złożonej oferty. W tym celu należy złożyć poprawioną/ uzupełnioną Ofertę w sposób podany powyżej z dopiskiem „KOREKTA OFERTY w odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr 1/2021/FE – nie otwierać do 19.08.2021r.” dla ofert składanych w wersji papierowej lub mailowo wskazując w temacie wiadomości „ KOREKTA OFERTY w odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr 1/2021/FE – nie odczytywać do 19.08.2021r.” - Ostateczny termin składania ofert upływa dnia: 18.08.2021r.
- W przypadku ofert, które będą dostarczane drogą pocztową, osobiście lub kurierem liczy się data wpływu oferty do siedziby Zamawiającego na ww. adres a w przypadku ofert składanych mailowo liczy się data pojawienia się wiadomości w skrzynce elektronicznej Zamawiającego.
- Oferent ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
- Cena powinna obejmować wszystkie koszty jakie poniesienie oferent z związku z ewentualną realizacją umowy zawartej w wyniku wyboru oferty, w tym opłaty celne.
- Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych na poszczególne części przedmiotu zamówienia wskazanych w sekcji II.
- Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych.
- Osoba, do kontaktu w sprawie zapytania ofertowego:
Anetta Knitter
Adres e-mail: a.knitter@sims.pl
Telefon: 52 3476600 wew.30 - O wyborze Oferenta/ Oferentów Zamawiający poinformuje poprzesz:
– wiadomości e-mail do Oferentów, którzy złożyli ofertę
– stronę www: http://www.sims.pl/pl/
– stronę www: https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl/ - Oferent może zwrócić się do Zamawiającego w sprawie wyjaśnień dotyczących zapytania ofertowego najpóźniej do 16.08.2021 do godz. 12:00.
VI. Informacje dodatkowe istotne na etapie zawarcia umowy
- Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia bądź unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny w przypadku zaistnienia okoliczności nieznanych Zamawiającemu w dniu sporządzania niniejszego zapytania Ofertowego.
- Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia bądź unieważnienia części zapytania ofertowego dotyczącego zabudowy stoiska wstawienniczego na targach “TRANSEXPO” w Kielcach (27 – 29.10.2021r.) w sytuacji braku zgody Toruńskiej Agencji Rozwoju Regionalnego na zmianę koncepcji wizualnej zabudowy.
- Oferent może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed upływem terminu składania ofert. Zarówno zmiana jak i wycofanie oferty wymagają zachowania formy pisemnej (w tym elektronicznej).
- Jeżeli Oferent, którego oferta została wybrana, zrezygnuje z zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.
- Postępowanie prowadzone jest z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości.
VII. Określenie warunków istotnych zmian umowy
Umowa może ulec zmianie w przypadku konieczności zmiany terminu lub sposobu wykonania przedmiotu zamówienia na skutek zmiany zasad finansowania zadania wynikającego z podpisanej przez Zamawiającego umowy z Toruńską Agencją Rozwoju Regionalnego S.A. lub innych okoliczności związanych z realizacją projektu, niezależnych od Zamawiającego.
W przypadku wystąpienia trudności w realizacji umowy spowodowanych pandemią COVID-19 możliwa będzie za zgodą obu stron zmiana sposobu realizacji umowy, m.in. w zakresie sposobu i terminu dostawy/ realizacji.
VIII. Lista załączników:
- Wypełniony i podpisany formularz ofertowy
- Specyfikacja stoiska “TRANSEXPO” w Kielcach (27 – 29.10.2021r.)